Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyusunan rencana dan program kerja, pengelolaan keuangan dan perlengkapan, ketatausahaan, kerumahtanggaan,  dan kepegawaian. Sekretariat dalam melaksanakan tugas menyelenggarakan fungsi:

1. Penyusunan rencana dan program kerja Sekretariat;
2. Pengoordinasian dalam penyusunan rencana dan program kerja serta anggaran Badan;
3. Pengoordinasian penyusunan dan penyajian data statistik lingkup Badan;
4. Pengelolaan administrasi keuangan Badan;
5. Pengelolaan barang milik negara/daerah lingkup Badan;
6. Pengelolaan pelayanan administrasi umum Badan;
7. Pengelolaan pelayanan administrasi kepegawaian Badan,
8. Pengelolaan kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, kerjasama, perundang-undangan, kearsipan, perpustakaan, hubungan masyarakat dan protokol Badan;
9. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan Badan;
10. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat; dan
11. Pelaksanaan fungsi lainnya yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretariat sebagaimana telah disebutkan pada bagian sebelumnya terdiri dari Sub Bagian Perencanaan; Sub Bagian Keuangan; dan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Rincian mengenai tugas pada masing-masing bagian di Sekretariat adalah sebagai berikut:

B.1.  Sub Bagian Perencanaan

Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas yaitu sebagai berikut:

1. Menyusun rencana kerja Subbagian;
2. Mengoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan Badan meliputi Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja (Renja)/Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dan Perjanjian Kinerja (PK) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. Melaksanakan pembinaan administrasi perencanaan di lingkup Badan;
4. Melaksanakan pengkoordinasian dan pengadministrasian usulan RKA/RKPA dan DPA/DPPA dari unit-unit kerja di lingkup Badan;
5. Melaksanakan pengkoordinasian penyelenggaraan musrenbang RPJPD, RPJMD dan RKPD dengan unit-unit kerja lingkup Badan sesuai dengan pedoman dan ketentuan peraturan perundang-undangan;
6. Mengkoordinasikan penyusunan, pengolahan dan penyajian data statistik dan informasi profil Badan;
7. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja pelaksanaan program dan kegiatan serta dampak pelaksanaan program dan kegiatan Badan;
8. Melaksanakan pengkoordinasian penyiapan bahan dengan unit-unit kerja di lingkup Badan dan penyusunan dokumen pelaporan Badan meliputi Laporan Akuntabilatas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (lkpj) Gubernur, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Akhir Masa Jabatan (lkpj AMJ) Gubernur, Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (EKPPD), laporan realisasi kinerja dan keuangan triwulanan atas pelaksanaan program dan kegiatan Badan, dan laporan kedinasan lainnya;
9. Melaksanakan pengkoordinasian pelaksanaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP);
10. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas Subbagian; dan
11. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Sekretaris.

B.2.  Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas yaitu sebagai berikut:

1. Menyusun rencana kerja Subbagian;
2. Melaksanakan pembinaan penatausahaan keuangan;
3. Menatausahakan pengelolaan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Melaksanakan pengelolaan gaji pegawai;
5. Meneliti dan melakukan verifikasi tagihan pembayaran, antara lain:
   • Kelengkapan SPP-LS pengadaan barang dan jasa yang disampaikan oleh PPTK dan telah disetujui oleh PA/KPA;
   • Kelengkapan SPP-UP/GU/TUP, SPP-UP/GU/TUP-Nihil dan SPP-LS Gaji dan tunjangan kinerja serta penghasilan lainnya yang telah ditetapkan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang diajukan oleh bendahara pengeluaran;
6. Menyiapkan dan menerbitkan serta mengajukan SPM dengan kelengkapannya kepada BUD melalui bendahara pengeluaran;
7. Membuat register SPP, SPM dan SPJ;
8. Membuat laporan pengesahan SPJ, pengesahan pengawasan definitif anggaran/kegiatan, register kontrak/Surat Perintah Kerja, dan daftar realisasi pembayaran kontrak;
9. Mengarsipkan seluruh dokumen pembayaran untuk kepentingan pengawasan dan pengendalian;
10. Menyiapkan bahan dan menyusun laporan keuangan Badan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
11. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas Subbagian; dan
12. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Sekretaris.

B.3.  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas yaitu sebagai berikut:

1. Menyusun rencana kerja Subbagian;
2. Melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat dan naskah dinas lainnya;
3. Melaksanakan penomoran, pengagendaan dan penggandaan naskah dinas sesuai dengan tata naskah dinas;
4. Menyelenggarakan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan kenyamanan lingkungan perkantoran;
5. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan ketatalaksanaan dan perundang-undangan;
6. Menyiapkan dan meneliti bahan penyusunan produk hukum daerah yang berkenaan dengan tugas dan fungsi Badan:
7. Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas kehumasan Badan;
8. Melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan;
9. Menyiapkan bahan kerjasama teknis Badan;
10. Menyusun jadwal dan mengelola rapat Badan, kunjungan tamu Badan, dan acara-acara kedinasan lainnya sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku;
11. Menyiapkan bahan dan menyusun Rencana Kebutuhan Barang Badan;
12. Mengelola barang milik negara/daerah lingkup Badan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
13. Melaksanakan pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan;
14. Menyiapkan dan menghimpun data sasaran kinerja pegawai;
15. Menyiapkan bahan penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan dan standar kompetensi jabatan;
16. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas Subbagian; dan
17. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Sekretaris.